Gestão educacional em nuvem: o que é possível fazer?

Gestão educacional em nuvem: o que é possível fazer?

Gestão educacional em nuvem – entenda neste artigo a importância e premissas.

Mesmo que não seja um especialista em tecnologia, você, sem dúvida, já ouviu os conceitos de cloud computing ou computação em nuvem. Basicamente, os termos referem-se ao uso da internet para realizar determinadas atividades e acessar algumas aplicações, sem que seja necessário instalar softwares e programas nos computadores utilizados.

Isso significa que não é preciso investir em infraestrutura física para que um usuário consiga usufruir dos benefícios que a tecnologia tem a oferecer e que a capacidade de gerar e armazenar informações não está condicionada ao número de equipamentos disponíveis.

A teoria pode até parecer complicada, mas, na prática, você provavelmente já é um adepto da cloud computing, talvez sem ter consciência disso — se você acessa seu e-mail pelo smartphone ou pelo tablet, por exemplo, saiba que esse é um exemplo simples de aplicação em nuvem.

Mas, você deve estar se perguntando qual a relação entre a cloud computing e a gestão acadêmica. Responder a essa questão e esclarecer dúvidas sobre como a gestão educacional em nuvem pode beneficiar uma instituição de ensino são os objetivos deste artigo.

Os benefícios vão muito além da economia com infraestrutura. Acompanhe!

Gestão educacional em nuvem: o que isso significa?

Quando falamos em gestão educacional em nuvem estamos nos referindo a um software de gestão acadêmica que trabalha na modalidade nuvem. Ou seja, uma ferramenta que roda em ambiente web — dispensando a instalação de programas e sistemas — e oferece, entre outros benefícios, um ambiente compartilhado de armazenamento de dados, que não exige a presença de equipamentos físicos para arquivar os dados registrados.

No meio acadêmico, a tecnologia ainda caminha a passos lentos, mas, se bem aplicada, pode propiciar redução de custos, otimização dos serviços oferecidos e ampliação da capacidade de atendimento de uma instituição de ensino, entre outras vantagens.

Confira os principais benefícios que a computação em nuvem pode oferecer para a gestão educacional e saiba se esse é um bom negócio para sua instituição.

Que benefícios a computação em nuvem pode oferecer às instituições de ensino?

Flexibilidade e elasticidade

Um bom sistema de gestão acadêmica em nuvem é composto, geralmente, por uma série de processos e recursos capazes de atender a todo e qualquer tipo de instituição de ensino. A esta capacidade de se adequar às necessidades do cliente denominamos flexibilidade. Um sistema flexível permite à organização que utilize a ferramenta conforme sua própria realidade, podendo encaixar sua metodologia de trabalho em configurações genéricas e universais.

A elasticidade é um conceito complementar à flexibilidade, já que, além de adotar as funcionalidades que atendem a suas necessidades particulares, a instituição de ensino tem a possibilidade de pagar somente pelo que utilizar. Isso permite, por exemplo, que a unidade acadêmica se programe para que o sistema trabalhe mais em período de alta demanda — como a etapa de matrícula dos alunos — e menos em épocas em que há um volume regular ou baixo de serviço.

Integração e mobilidade das informações

Outra importante funcionalidade de um sistema de gestão em nuvem diz respeito à integração das informações. Uma vez lançado no sistema, um dado fica automaticamente disponível para todos os setores que, por alguma razão, precisam ter acesso a ele.

Se um professor registra no sistema que um aluno está infrequente há um determinado tempo, a coordenação do curso ou da instituição ficará ciente da situação e, se necessário, pode tomar alguma atitude relacionada ao evento — ligar para os responsáveis, por exemplo. Essa característica evita retrabalhos e otimiza a atuação da unidade tanto no âmbito acadêmico, como no setor administrativo.

Da mesma forma que as informações de todos os setores ficam integradas, por meio de um sistema de gestão educacional em nuvem os dados podem ser acessados por qualquer pessoa — que tenha permissão para isso —, a qualquer tempo e de qualquer lugar, seja qual for a plataforma (celulares, tablets ou computadores).

Uma instituição que possui mais de uma unidade, por exemplo, tem grande vantagem competitiva ao contar com um sistema em nuvem, já que, graças à conectividade, a distância física não será mais um empecilho na comunicação entre os campi.

Atualização automática de versões

Uma instituição com um sistema de gestão educacional em nuvem não precisará se preocupar com a realização de tarefas operacionais tais como backups ou instalações de novas versões do aplicativo. Também reduzirá a possibilidade de não estar utilizando a versão mais atual da ferramenta — diferente do que acontece com programas instalados em servidores locais.

A atualização do software ocorre de maneira automática, assim que novas versões são disponibilizadas, e o gestor sempre terá em mãos as funcionalidades mais modernas e efetivas do mercado.

Foco no objetivo principal

Contar com o auxílio de um sistema de automação na gestão da sua instituição de ensino permite que você tire da sua lista de tarefas o controle e a realização das situações operacionais, como as descritas acima e de outras atividades que integram a rotina operacional da unidade educacional.

Dividir essas tarefas acadêmicas e administrativas possibilita que você e outros gestores da instituição empenhem os maiores esforços na formação qualificada de alunos, que é o que, de fato, vai garantir sucesso e resultados efetivos para a organização.

Segurança das informações

Lembra quando dissemos que a computação em nuvem ainda caminha a passos lentos no mundo acadêmico? Talvez a segurança das informações seja um dos principais fatores que, equivocadamente, preocupa gestores educacionais em relação a essa tecnologia.

Armazenar informações em nuvem pode dar a sensação de que os dados e as atividades estão fora do domínio da instituição, já que, como mencionado, dispensa a existência de infraestrutura física. E é exatamente nesse ponto que está o engano das pessoas que pensam assim: a nuvem é capaz de arquivar informações de forma muito mais segura do que um computador ou um dispositivo de armazenamento externo, por exemplo.

A segurança das informações é um fator tão relevante, que dedicaremos um tópico à parte para tratar sobre o tema.

Armazenamento em nuvem: as informações estão mesmo seguras?

Qualquer pessoa que utiliza computador, já passou pela desagradável experiência de enfrentar uma queda de energia exatamente no momento em que estava criando ou modificando um arquivo e, por isso, perdeu todas as alterações que não haviam sido salvas.

Essa é uma das indesejadas situações corriqueiras banidas da realidade da computação em nuvem, já que, por meio da tecnologia, as informações não precisam ser salvas em um equipamento físico local para que possam ser acessadas a qualquer momento. A cloud computing é estrategicamente preparada para a recuperação de desastres e qualquer tipo de empresa, inclusive instituições de ensino, ganham muito nos fatores segurança, confiabilidade e disponibilidade ao investir nessa tecnologia.

Computação em nuvem é um bom negócio para sua instituição?

Com todas as vantagens apresentadas acima, é possível concluir que a computação em nuvem é um excelente negócio para qualquer instituição no qual ela deve investir já, certo? Muito provavelmente sim, mas nem sempre! Assim como deve ser feito na compra de um novo produto ou na implantação de um novo sistema, investir — ou não investir — e quando —em cloud computing deve ser uma decisão muito bem pensada, pautada na análise de alguns fatores.

É preciso levar em conta, por exemplo, o que chamamos de Custo Total de Propriedade (TCO), análise destinada a calcular os custos de vida associados à aquisição e à manutenção de um ativo. No caso da gestão educacional em nuvem, é preciso medir indicadores que vão além do preço do software e envolvem aspectos como o custo de aquisição de dispositivos móveis, os custos com pessoal, incluindo riscos trabalhistas — que agregam valor à cloud computing — e o investimento necessário para integrar a ferramenta a outros programas utilizados pela instituição.

Outro fator importante a ser levado em consideração para se calcular o custo-benefício de um sistema de gestão educacional em nuvem é analisar o quanto a organização perde ao não investir nessa tecnologia — o chamado Custo de Oportunidade — e avaliar se a instituição está ou não disposta a arcar com essas perdas, decorrentes de não ter feito “a outra escolha”. Isso diz respeito a, por exemplo, medir qual o custo de investimento em equipamentos para um eventual crescimento, caso não se opte por um ambiente elástico, no qual o investimento (Capex) é zero.

Concluindo

No final, a conta é simples: se os benefícios forem maiores do que os custos, provavelmente serão em 90% dos casos, vale a pena empregar recursos na gestão educacional em nuvem, porque os resultados alcançados com o uso da ferramenta tendem a ser suficientes para compensar o investimento feito!

Fonte: https://blog.lyceum.com.br/gestao-educacional-em-nuvem-o-que-e-possivel-fazer

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